RACI – Matrix Tugas dan Tanggung Jawab

Besar maupun kecil suatu project, role (peran) anggota team harus di definisikan secara jelas dan rinci. Artinya, setiap orang harus memahami peran mereka, dan tugas apa yang harus dilakukan dan diselesaikannya. Salah satu cara populer untuk mendefinisikan role dari masing-masing anggota team atau project ini adalah dengan menggunakan RACI – Matrix Tugas dan Tanggung Jawab.

Sebagai seorang Manajer Project, penting bagi kita untuk menentukan ekspektasi role dari orang-orang yang terlibat dalam team. Dalam suatu project yang melibatkan beberapa atau banyak orang lintas fungsi, kita harus bisa hindari situasi dimana anggota team saling ‘lempar’ dalam melakukan suatu perkejaan. Tidak ada yang merasa bertanggung jawab, rasa ‘memiliki’ (ownership) yang kurang dan tidak ada yang mau mengambil suatu keputusan dalam team. Kebayang kan situasi dimana masing-masing anggota team tumpang tindih tugasnya, tidak jelas peran dan tanggung jawabnya, yang pada akhirnya saling lempar kerjaan, ownership rendah dan dapat membuat team menjadi tidak produktif.

RACI Matrix merupakan suatu tools yang to the point untuk mengidentifikasi role/peran dan responsibilities/tanggung jawab, sehingga dapat menghindari kerancuan dalam pembagian role dan responsibilities tsb dalam suatu organisasi.

Akronim dari RACI sendiri berarti :

  • Responsible – Yang melakukan penyelesaian suatu tugas (Biasanya 1 orang, tapi bisa lebih)
  • Accountable – Yang mengambil keputusan dan memastikan tugas tsb selesai (harus 1 orang)
  • Consulted – Yang dikomunikasikan terkait pengambilan keputusan dan tugas yang dilakukan
  • Informed – Yang diupdate informasi terkait keputusan dan tugas yang dilakukan

RACI - Matrix Tugas dan Tanggung Jawab

Langkah-langkah dalam membuat RACI dapat dilakukan sebagai berikut :

  1. Identifikasi setiap tugas penting yang dilakukan dalam suatu project atau organisasi, letakkan paling kanan dalam tabel
  2. Identifikasi setiap posisi dalam suatu project atau organisasi, letakkan paling atas memanjang ke kanan dalam tabel
  3. Isi kotak yang kosong dengan R, A, C atau I, sesuai dengan definisi RACI di atas. Siapa yang melakukan (R), yang menjadi penanggung jawab (A), orang yang dikonsultasikan terkait tugas tsb (C), dan siapa saja yang diinformasikan terkait progress tugas tersebut (I)
  4. Pastikan setiap tugas mempunyai R dan A. Untuk A pastikan hanya ada satu (1) saja, ini untuk menghindari konflik ownership thd tugas tersebut dan memudahkan pengambilan keputusan
  5. Diskusikan RACI Matrix yang sudah dibuat ke semua stake holder sebelum memulai project

Berikut contoh RACI yang dibuat untuk sekumpulan tugas dalam suatu contoh project :

RACI - Matrix Tugas dan Tanggung Jawab

Dengan matriks ini, akan membantu untuk mengurangi tumpang tindih peran, kebingungan dalam melaksanakan tugas dalam suatu project ataupun organisasi, sehingga pada akhirnya akan dapat meningkatkan efisiensi project. Dengan kata lain, pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, akuntabilitas pekerjaan menjadi jelas dan beban pekerjaan dapat terdistribusi lebih merata. Singkatnya lagi, RACI membantu anggota team untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan orang yang tepat dalam melaksanakan tugasnya. Saving time tentu saja.

 

#what’sleftbyVeloz

Artikel lain –> Klik disini

 

 

Mungkin Anda juga menyukai

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: